Il documento informatico ha avuto negli anni diversi mutamenti così come la sua conservazione sostitutiva e digitale, dalle modifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale avvenute nel 2010, al Regolamento eIDAS, passando per il DPCM del 13 Novembre 2014 sulle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.
“La conservazione sostitutiva e digitale è morta ed oggi dobbiamo essere in grado di conservare i nuovi documenti, che sono diventati informazioni e record strutturati tra di loro e non più oggetti e semplici file” decreta Nicola Savino,
“Siamo circondati da informazioni digitali che dobbiamo imparare a conservare senza dover conservare documenti.Partiamo da un presupposto fondamentale: oggi siamo sommersi da dati e informazioni digitali che molto spesso non sono rappresentabili in un documento (file o fascicolo), ovvero abbiamo il contenuto ma spesso non abbiamo il contenitore di quelle informazioni” continua Savino.
Sebbene siamo anche sommersi dai documenti digitali che scambiamo ogni giorno a mezzo e-mail, tramite sistemi di controllo di gestione, tramite sistemi informativi e informatici, tramite applicazioni Web in cloud, è altrettanto indubbio che tutte le informazioni che spesso vengono rappresentate in forma documentale, sono già presenti in tutti i nostri sistemi informativi aziendali e anche pubblici.
E spesso andiamo a creare documenti da informazioni che già abbiamo, ma in forma e formati diversi. Ne consegue che la nostra attenzione non deve più focalizzarsi sul singolo documento inteso come oggetto, ma sulle informazioni e appunto sui singoli record che ogni giorno creiamo e gestiamo e che dovremmo imparare a conservare correttamente. Sappiamo che la definizione di documento varia a seconda dell’ambito in cui viene utilizzata: archivistico, giuridico, contabile, aziendale, etc ma sappiamo anche che un documento è anche “una cosa che fa conoscere un fatto” ed è indipendente dal supporto con cui è stato redatto. Sappiamo che il documento informatico è la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
